Christoph HarrisonKI-Einführung für Unternehmen, EisenstadtBesprechungsprotokolle mit KI erstellen, statt selbst mitzuschreiben.
Nach dem Termin fehlt die Zeit für das Protokoll. Ich richte in Ihrem Unternehmen einen Ablauf ein, in dem die KI aus der Aufnahme ein Besprechungsprotokoll mit Entscheidungen und Aufgaben vorbereitet. Sie prüfen und verteilen es.
Protokolle kosten Zeit nach jedem Termin.
Ohne festen Ablauf entsteht das Protokoll von Hand, aus den Notizen vom Termin.
Mitschriften werden abgetippt.
Handschriftliche Notizen vom Termin werden im Büro oft noch einmal getippt.
Das Protokoll bleibt liegen.
Nach dem Termin wartet die nächste Aufgabe, und das Protokoll entsteht oft erst später.
Aufgaben werden nachträglich zusammengesucht.
Zuständigkeiten und Termine müssen nach dem Gespräch oft erst aus den Notizen herausgesucht werden.
Ein fester Ablauf für jede Besprechung.
Nach jedem aufgenommenen Termin liegt ein Entwurf des Protokolls bereit, und Sie prüfen ihn.
- Ihre Vorlage. Das Protokoll folgt Ihrer bisherigen Vorlage oder einem Aufbau, den wir gemeinsam festlegen.
- Entscheidungen und Aufgaben. Jede Aufgabe steht mit Zuständigkeit und Termin, soweit beides im Gespräch genannt wurde.
- Beim richtigen Kunden abgelegt. Aufnahme und Protokoll landen im Ordner des Kunden oder Projekts.
Wie viel Zeit das spart, hängt vom Werkzeug ab: In einer Studie mit 238 Ärztinnen und Ärzten verkürzte ein KI-Schreibassistent die Dokumentationszeit um 9,5 %, ein zweiter zeigte keinen gesicherten Unterschied (NEJM AI 2025).
In 3 Schritten zum fertigen Protokoll.
Aufnahme mit Zustimmung.
Die Besprechung wird aufgenommen, nachdem alle Teilnehmer zugestimmt haben. Das geht vor Ort mit einem Aufnahmegerät oder in der Videokonferenz.
Abschrift und Entwurf.
Ein Programm schreibt die Aufnahme ab und ordnet sie dem richtigen Kunden zu, wo das eindeutig ist. Die KI bereitet daraus das Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben vor.
Ihre Freigabe.
Sie prüfen vor allem Zuständigkeiten und Termine, ergänzen Fehlendes und verteilen das Protokoll.
So entstehen meine Protokolle.
Meine Kundengespräche und Besprechungen nehme ich seit Februar 2026 auf, rund 100 sind es bisher. Seit September 2026 holt ein Ablauf neue Aufnahmen zweimal am Tag ab. Die meisten Abschriften legt er automatisch beim richtigen Kunden oder Projekt ab. Das Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben bereitet die KI auf meinen Auftrag vor, ich prüfe es.
Sicher eingerichtet. Die Technik kommt aus einer Hand.
Ihre Daten.
Eine Aufnahme enthält alles, was im Gespräch gesagt wurde. Deshalb wählen wir das Werkzeug passend zu Ihren Daten: ein Geschäftskonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einen Anbieter mit Daten in der EU oder Abschrift und KI-Modell ohne Cloud auf einem Rechner in Ihrem Büro.
Zugänge und Schnittstellen.
API-Schlüssel, also die Zugangsdaten, mit denen Programme miteinander sprechen, kommen wie alle Passwörter in einen Passwort-Manager statt in E-Mails oder Tabellen. Jede KI bekommt nur die Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe braucht.
IT und Hosting.
Automatische Abläufe steuert n8n, ein Werkzeug, das Programme miteinander verbindet. Es läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Google Workspace, E-Mail-Umzug und Netzwerk betreue ich über Harrison Networks, Domains und Hosting über Lumen Media.
Häufige Fragen zu Protokollen mit KI.
Darf ich Besprechungen einfach aufnehmen?
Nehmen Sie Gespräche nur auf, wenn alle Teilnehmer zugestimmt haben. Ich empfehle einen Hinweis zu Beginn mit ausdrücklicher Zustimmung, dazu die Datenschutzinformation. Wie das in Ihrem Unternehmen abläuft, legen wir beim Einrichten fest.
Wie genau ist das Protokoll?
Zusammenfassen gelingt KI gut. Zuständigkeiten und Termine ordnet sie aber manchmal falsch zu. Deshalb prüfen Sie diese Punkte, bevor das Protokoll verteilt wird.
Was brauche ich dafür?
Ein Aufnahmegerät oder Ihr Smartphone für Besprechungen vor Ort, für Videokonferenzen die Aufnahme im Konferenzprogramm. Dazu Ihre Vorlage für Protokolle, falls es eine gibt, und eine Person, die Protokolle prüft.
Erstgespräch vereinbaren.
Sagen Sie mir kurz, wie Besprechungen in Ihrem Unternehmen heute festgehalten werden. Ich melde mich innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten, online.
