Christoph HarrisonKI-Einführung für Unternehmen, EisenstadtE-Mails automatisch sortieren, statt jede Nachricht selbst einzuordnen.
Viele E-Mails sind Routine und kosten trotzdem Zeit. Ich richte in Ihrem Unternehmen einen Ablauf ein, in dem die KI jede neue E-Mail nach Kunde, Thema und Dringlichkeit einordnet. Sie sehen zuerst, was eine Antwort braucht.
Das Postfach kostet jeden Tag Zeit.
Wer sein Postfach selbst sortiert, liest jede E-Mail mindestens einmal, auch Werbung und Systemmeldungen.
Wichtiges geht leicht unter.
Eine Kundenanfrage steht zwischen Newslettern, Versandmeldungen und Rechnungen und wird erst spät gesehen.
Feste Regeln reichen nicht.
Regeln in Outlook und Filter in Gmail erkennen Absender und Stichwörter, aber nicht, worum es in einer E-Mail geht.
Antworten bleiben liegen.
Wer zwischen Terminen ins Postfach schaut, sieht nicht auf einen Blick, welche E-Mail heute eine Antwort braucht.
Ein fester Ablauf für Ihr Postfach.
Neue E-Mails landen ohne Ihr Zutun in der passenden Kategorie.
- Nach Inhalt sortiert. Die KI liest die E-Mail und erkennt Kunde, Thema und ob eine Antwort nötig ist, auch ohne festes Stichwort.
- Ihre Kategorien. Sortiert wird in Ihre gewohnten Ordner oder Labels.
- Das Wichtige zuerst. Anfragen sind markiert, Werbung und Systemmeldungen stehen gesammelt daneben.
In 3 Schritten zum sortierten Postfach.
Abruf aus dem Postfach.
Der Ablauf holt neue E-Mails in festen Abständen aus Ihrem Postfach, zum Beispiel alle 30 Minuten.
Einordnung nach Ihren Kategorien.
Die KI liest Absender, Betreff und Text und wählt eine Ihrer Kategorien, etwa Anfrage, Rechnung oder Werbung. Bestandskunden erkennt sie an einer Kundenliste, die Sie pflegen.
Label und Übersicht.
Die E-Mail bekommt ihr Label oder landet im passenden Ordner. Auf Wunsch kommt eine kurze Übersicht dazu, welche E-Mails heute eine Antwort brauchen.
So sortiere ich mein Postfach.
Seit Oktober 2026 liest bei mir ein Ablauf jeden Tag alle neuen E-Mails an meine Geschäftsadressen. Die KI ordnet jede E-Mail einer von 7 Kategorien zu, etwa Antwort nötig, Werbung oder Spam, und setzt die passenden Labels in Gmail. Zu E-Mails, die eine Antwort brauchen, legt sie einen Entwurf an. Jede Antwort sende ich selbst, und die Übersicht lese ich einmal am Tag.
Sicher eingerichtet. Die Technik kommt aus einer Hand.
Ihre Daten.
E-Mails enthalten Namen, Adressen und oft vertrauliche Inhalte. Deshalb wählen wir das KI-Werkzeug passend zu Ihren Daten: ein Geschäftskonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einen Anbieter mit Daten in der EU oder ein Modell ohne Cloud auf einem Rechner in Ihrem Büro.
Zugänge und Schnittstellen.
API-Schlüssel, also die Zugangsdaten, mit denen Programme miteinander sprechen, kommen wie alle Passwörter in einen Passwort-Manager statt in E-Mails oder Tabellen. Jede KI bekommt nur die Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe braucht.
IT und Hosting.
Automatische Abläufe steuert n8n, ein Werkzeug, das Programme miteinander verbindet. Es läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Google Workspace, E-Mail-Umzug und Netzwerk betreue ich über Harrison Networks, Domains und Hosting über Lumen Media.
Häufige Fragen zum Sortieren mit KI.
Löscht die KI E-Mails?
Nein. Der Ablauf setzt nur Labels oder verschiebt E-Mails in Ordner. Gelöscht wird nichts, und jede E-Mail bleibt in Ihrem Postfach auffindbar.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. In Gmail setzt der Ablauf Labels, in Outlook mit Microsoft 365 verschiebt er E-Mails in Ordner. Welche Kategorien es gibt, legen wir gemeinsam fest.
Was passiert, wenn die KI falsch sortiert?
KI-Modelle machen Fehler. Eine falsch sortierte E-Mail verschieben Sie wie bisher von Hand. Wiederkehrende Fehler korrigieren wir in der Anleitung der KI.
Was brauche ich dafür?
Ein Postfach in Microsoft 365 oder Google Workspace, eine Liste Ihrer Kategorien und ein KI-Werkzeug als Geschäftskonto. Hilfreich ist eine Kundenliste, damit die KI E-Mails dem richtigen Kunden zuordnet.
Erstgespräch vereinbaren.
Sagen Sie mir kurz, wie Sie Ihr Postfach heute sortieren. Ich melde mich innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten, online.
