Christoph HarrisonKI-Einführung für Unternehmen, EisenstadtEingangsrechnungen automatisieren, statt jede Rechnung von Hand abzulegen.
Rechnungen kommen per E-Mail und werden oft von Hand abgelegt. Ich richte in Ihrem Unternehmen einen Ablauf ein, der Eingangsrechnungen im Postfach erkennt und im richtigen Ordner ablegt. Ihre Buchhaltung findet alles an einem Ort.
Belege sammeln kostet jeden Monat Zeit.
Wer Rechnungen von Hand ablegt, erledigt jeden Monat dieselben Handgriffe.
Rechnungen kommen auf vielen Wegen.
Mal als PDF im Anhang, mal nur als Text in der E-Mail. Wer sie sammelt, sucht jede einzeln heraus.
Jeder Beleg braucht mehrere Schritte.
Er wird gesammelt, ausgelesen, zugeordnet und an die Steuerberatung weitergegeben.
Buchhaltung bindet viel Zeit.
Sie zählt laut KMU Forschung Austria zu den größten Zeitfressern der Bürokratie (Befragung für die Wirtschaftskammer Niederösterreich, 2024).
Ein fester Ablauf für jede Rechnung.
Rechnungen landen ohne Handarbeit dort, wo Ihre Buchhaltung sie sucht.
- Ordner nach Jahr und Monat. Erkannte Rechnungen liegen sortiert im passenden Ordner.
- Einheitliche Dateinamen. Datum und Absender stehen im Dateinamen, das erleichtert die Suche.
- Bereit zum Monatsabschluss. Die Belege liegen gesammelt vor, wenn Ihre Buchhaltung sie braucht.
In 3 Schritten vom Postfach zur Ablage.
Eingang per E-Mail.
Die Rechnung kommt als PDF im Anhang oder als Text in der E-Mail selbst.
Erkennen und ablegen.
Der Ablauf erkennt Rechnungen an festen Merkmalen wie der Rechnungsnummer, benennt die Datei und legt sie im passenden Ordner ab. Auf Wunsch liest eine KI Lieferant, Datum und Betrag aus.
Ihre Durchsicht.
Abgelegte E-Mails bekommen eine Markierung, unklare Fälle bleiben zur Durchsicht im Postfach. Zum Monatsabschluss geben Sie den Ordner an Ihre Buchhaltung weiter.
So landen meine Rechnungen im Ordner.
Seit September 2026 prüft ein automatischer Ablauf auf meinem Server alle 30 Minuten mein Postfach. Rechnungen als PDF landen im Jahresordner in Google Drive, mit Monat und Absender im Dateinamen, und die E-Mail bekommt eine Markierung. Rechnungen von Apple, die nur als E-Mail ohne PDF kommen, wandelt der Ablauf seit Oktober selbst in ein PDF um. Für meine Rechnungen reichen feste Regeln, eine KI läuft dabei nicht mit.
Sicher eingerichtet. Die Technik kommt aus einer Hand.
Ihre Daten.
Rechnungen enthalten Bankverbindungen und bleiben deshalb in Ihrer bestehenden Ablage. Liest eine KI Rechnungen aus, wählen wir ein Geschäftskonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einen Anbieter mit Daten in der EU oder ein Modell ohne Cloud auf einem Rechner in Ihrem Büro.
Zugänge und Schnittstellen.
API-Schlüssel, also die Zugangsdaten, mit denen Programme miteinander sprechen, kommen wie alle Passwörter in einen Passwort-Manager statt in E-Mails oder Tabellen. Jede KI bekommt nur die Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe braucht.
IT und Hosting.
Automatische Abläufe steuert n8n, ein Werkzeug, das Programme miteinander verbindet. Es läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Google Workspace, E-Mail-Umzug und Netzwerk betreue ich über Harrison Networks, Domains und Hosting über Lumen Media.
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen.
Ersetzt das meine Buchhaltung?
Nein. Der Ablauf sammelt Rechnungen, benennt sie und legt sie ab. Buchung und Steuerfragen bleiben bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrer Steuerberatung, die alle Belege gesammelt vorfindet.
Was passiert mit Rechnungen, die der Ablauf nicht erkennt?
Sie bleiben im Postfach und werden nicht abgelegt. So sehen Sie Sonderfälle selbst an, statt dass eine Datei im falschen Ordner landet.
Funktioniert das auch mit Microsoft 365?
Ja. n8n verbindet sich mit Outlook und OneDrive genauso wie mit Gmail und Google Drive. Ob sich die Belege direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm übernehmen lassen, hängt vom Programm ab. Das sehen wir uns im Erstgespräch an.
Was brauche ich dafür?
Ein Postfach, in dem Ihre Rechnungen ankommen, eine Ablage in der Cloud wie OneDrive, SharePoint oder Google Drive und eine Ordnerstruktur, die wir gemeinsam festlegen.
Erstgespräch vereinbaren.
Sagen Sie mir kurz, wie Rechnungen heute bei Ihnen ankommen und wo sie landen. Ich melde mich innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten, online.
