KI im Unternehmen einführen: der Einstieg für kleine Betriebe.

Die Ausgangslage: viele Werkzeuge, wenig Plan

Rund 30 % der österreichischen Unternehmen ab 10 Beschäftigten setzen KI ein, bei 10 bis 49 Beschäftigten sind es 26 % (Statistik Austria und Eurostat, Erhebung 2025). Die meisten Betriebe ohne KI haben sie noch gar nicht in Erwägung gezogen (77 %). Unter den konkreten Hemmnissen nennen sie fehlendes Fachwissen am häufigsten (15 %), vor Datenschutzbedenken und rechtlichen Unklarheiten (je 11 %). Und nur 10 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten haben eine KI-Richtlinie.

Das deckt sich mit dem, was ich in Gesprächen höre: Es fehlt ein Plan, womit man anfängt, und jemand, der es technisch sauber aufsetzt. Genau dafür ist dieser Leitfaden da, geschrieben für KMU ohne eigene IT-Abteilung.

Schritt 1: Den ersten Ablauf finden

Fang nicht mit der Frage „Welche KI kaufen wir?“ an, sondern mit „Welcher Ablauf kostet uns jede Woche Zeit?“. Ein guter erster Ablauf erfüllt 4 Bedingungen:

• Er kommt oft vor: mehrmals pro Woche, nicht einmal im Quartal.
• Er besteht vor allem aus Text: schreiben, zusammenfassen, beantworten.
• Er hat klare Regeln: Es gibt eine Leistungsliste, eine Vorlage oder einen gewohnten Aufbau.
• Das Ergebnis lässt sich prüfen: Ein Mensch sieht in 2 Minuten, ob es stimmt.

In fast jedem kleinen Betrieb erfüllen 3 Abläufe alle 4 Bedingungen: Angebote schreiben, Kundenanfragen beantworten und Protokolle erstellen. Nimm einen davon. Nicht alle 3 auf einmal.

Schritt 2: Die Daten-Ampel festlegen

Bevor jemand im Team die erste Anweisung nutzt, legst du fest, welche Daten in welche KI dürfen. Eine Seite reicht:

Die Ampel ist die halbe KI-Richtlinie. Sie nimmt dem Team die Unsicherheit, und du musst nicht jede Frage einzeln beantworten.

Schritt 3: Das Werkzeug wählen

Deine Anweisung funktioniert in jedem Werkzeug, das eine dauerhafte Anweisung speichern kann. Die Funktion heißt je nach Anbieter anders (Herstellerangaben, abgerufen am 30.09.2026):

Meine Empfehlung: Nimm das Werkzeug, das du schon im Haus hast. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, startet mit Copilot, wer Google Workspace nutzt, mit Gemini. Für Gelb-Daten nimmst du in jedem Fall den Tarif für Unternehmen, schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag ab und prüfst in der Tabelle oben, ob deine Daten in der EU bleiben. Ich selbst arbeite täglich mit Claude und betreibe Automatisierungen auf meinem eigenen Server in der EU.

Schritt 4: Die erste Anweisung bauen

Der Unterschied zwischen „mal ChatGPT fragen“ und einem Ablauf ist die gespeicherte Anweisung. Sie arbeitet jedes Mal nach denselben Regeln, deshalb bleibt die Qualität stabil. Jede gute Anweisung hat 5 Teile: Rolle, Aufgabe, Eingabe, Ergebnis und Grenzen. Die Grenzen machen den Unterschied: Sie halten die KI davon ab, Preise zu erfinden oder Termine zuzusagen.

Hier ist meine Anweisung für Angebote. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern und lege den Text als Projektanweisung, Agent oder Gem ab:

ROLLE
Du bist der Angebots-Helfer von [Firmenname], einem Betrieb aus der Branche [Branche]. Du schreibst Angebotstexte für Kunden dieses Betriebs.

TONALITÄT
[z. B.: per Sie, freundlich und sachlich, kurze Sätze, keine Floskeln]

LEISTUNGSLISTE (einzige Quelle für Leistungen, Einheiten und Preise)
[je Zeile: Leistung | Einheit | Preis netto | Kurzbeschreibung in 1 Satz]

AUFGABE
Ich gebe dir Stichworte aus einem Kundengespräch. Daraus erstellst du den Text für ein Angebot.

WAS ICH DIR LIEFERE
Stichworte zu: Kunde (Name, Ort), Anlass, Wünsche, Mengen und Maße, gewünschter Zeitraum, Besonderheiten.

AUSGABEFORMAT
1. Betreff: 1 Zeile.
2. Einleitung: 2 bis 3 Sätze, die sich auf das Gespräch beziehen.
3. Leistungsbeschreibung: 3 bis 5 Sätze in Alltagssprache.
4. Positionen: Tabelle mit Nr. | Leistung | Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis netto | Summe netto, darunter die Gesamtsumme mit Prüfrechnung.
5. Nächste Schritte: 2 bis 3 Punkte.
6. Bitte prüfen (nur intern): offene Fragen und alles, was nicht in der Leistungsliste steht.

GRENZEN
- Preise, Einheiten und Leistungen stammen ausschließlich aus der Leistungsliste. Erfinde nie einen Preis, eine Leistung oder einen Rabatt.
- Nimm nur Positionen auf, die aus meinen Stichworten folgen. Was fachlich nötig sein könnte, aber nicht in den Stichworten steht, nennst du in Abschnitt 6 als Frage.
- Kommt in meinen Stichworten etwas vor, das nicht in der Leistungsliste steht, schreibst du keine Position dafür, sondern nennst es in Abschnitt 6.
- Sage keine Termine, Fristen, Garantien oder Rabatte zu.
- Rechne Summen Schritt für Schritt und zeige die Prüfrechnung.
- Fehlt eine Angabe, stelle zuerst alle Rückfragen gebündelt (höchstens 5) und warte auf meine Antwort. Sind alle Angaben da, schreibst du das Angebot sofort.

Teste die Anweisung an 3 echten Angeboten aus den letzten Wochen, bevor das Team sie nutzt. Was dabei schiefgeht, wird eine neue Zeile unter GRENZEN. Nach diesem Muster baust du auch die Anweisungen für Anfragen und Protokolle.

Schritt 5: Regeln aufschreiben und das Team mitnehmen

Eine Anweisung, die nur du kennst, bleibt ein Werkzeug für dich. Damit daraus ein Ablauf im Betrieb wird, braucht es 3 Dinge:

• Eine KI-Richtlinie auf einer Seite: die Daten-Ampel, die erlaubten Werkzeuge und die Regel, dass ein Mensch jedes Ergebnis prüft, bevor es den Betrieb verlässt.
• Eine kurze Schulung: Jeder, der die Anweisung nutzt, sieht sie einmal in Aktion und probiert sie an einem eigenen Fall. Eine Teilnahmeliste hält fest, wer geschult ist. Damit belegst du auch die Maßnahmen für KI-Kompetenz, die Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt.
• Eine verantwortliche Person: Sie sammelt, was nicht funktioniert, und ergänzt die Grenzen in der Anweisung.

Schritt 6: Messen, dann ausbauen

Miss die Zeit für den Ablauf, bevor die KI ihn übernimmt, und 4 Wochen danach. Ohne diese Zahl weißt du nicht, ob es sich lohnt, und du kannst niemandem im Team zeigen, warum ihr das macht.

Erst wenn der erste Ablauf sitzt, kommt der nächste dazu. Der übernächste Schritt ist die Verbindung mit E-Mail, Kalender und Ablage: Dann landet eine Anfrage automatisch beim Anfrage-Helfer, und der Entwurf liegt fertig im Postfach. In meinem Betrieb arbeiten so heute 16 KI-Rollen, jede mit eigener Anweisung. Texte, Bilder und Angebote prüft eine zweite Rolle, die sie nicht erstellt hat. So arbeitet mein KI-Team.

Häufige Fehler beim Einstieg

• Mit dem Werkzeug statt mit dem Ablauf anfangen: Lizenzen sind gekauft, aber niemand weiß, wofür.
• Jeder probiert für sich: Das spart hier und da Minuten, verändert aber keinen Ablauf.
• Anweisungen ohne Grenzen: Dann erfindet die KI Preise oder sagt Termine zu.
• Kundendaten im privaten Konto: Ohne Tarif für Unternehmen, Vertrag und Datenverarbeitung in der EU gehören Kundendaten nicht hinein.
• Alles auf einmal: 5 Abläufe gleichzeitig enden meist bei keinem fertigen.

Häufige Fragen

Änderungen an diesem Leitfaden

• 01.10.2026Erstfassung.

Christoph HarrisonKI-Berater und Netzwerktechniker, Eisenstadt

Gründer von Harrison Networks und Lumen Media. Führt seinen Betrieb mit einem Team aus 16 KI-Rollen und setzt dasselbe in der KI-Beratung mit kleinen Betrieben um.